Rubrica a cura del dottor Claudio Rao

Dalla stenografìa alle registrazioni vocali. Come prendere appunti in modo rapido ed efficace. Il metodo Zettelkasten.

Quando ero piccolo e la mamma, stenodattilografa, voleva annotare qualcosa rapidamente e senza farsi capire usava la stenografìa. Attualmente, con smartphone e tablet, non è raro ricorrere a registrazioni di note vocali, da riprendere ed elaborare in un secondo momento.

Prendere appunti non è un’attività limitata a studenti liceali ed universitari. Annotare rapidamente riflessioni, idee, impressioni, dichiarazioni è utile in diverse professioni. Anche per redigere  conferenze e relazioni aziendali.

Allora, come prendere nota in modo rapido ed efficace delle cose che ci interessano? Ciascuno di noi, fin dai banchi di scuola, ha elaborato una propria tecnica, probabilmente selezionandola tra quelle “scoperte sul campo”. Un po’ come per i metodi di studio che nessuno ci ha veramente insegnato.

Se per le interviste noi giornalisti preferiamo una rapida registrazione, per le conferenze, le note prese al volo o le news captate come scoop, carta e penna restano i mezzi più efficaci. Come durante le mie sedute di pedagogia clinica, quando le persone mi segnalano disagi e difficoltà. 

Esiste qualche tecnica capace di suffragarci? È una tematica sulla quale si sono versati fiumi d’inchiostro¹.

Pur essendo rimasto fedele alle mie abitudini, riconosco di essermi imbattuto, per una delle tante contraddizioni della vita, in un metodo piuttosto efficace che mi è gradito condividere col lettore.

Si tratta del metodo Zettelkasten, vecchio di qualche secolo eppure ancora attualissimo. Utile soprattutto a razionalizzare la grande mole d’informazioni dalle quali siamo quotidianamente investiti e capace di migliorare la nostra efficienza.

Creato da Niklas Luhmann, sociologo e filosofo tedesco, il suo nome deriva dalle parole “zettel”, nota e “kasten”, ‘scatola’. Sostanzialmente “scatola per appunti” o “scatola scorrevole”.

Premesso che l’utilità di questo metodo richiede un certo periodo di rodaggio, vediamo precisamente di che cosa si tratta.

Per incominciare, è necessario distinguere le tipologie di appunti:

• Gli appunti occasionali, leidee o le note singole ed isolate. Devono essere scritte in qualsiasi bloc notes abbiamo sottomano, ma non possono essere raccolte nella scatola scorrevole.
• Gli appunti più precisi e pertinenti che verranno conservati in due scatole diverse: le annotazioni letterarie (idee, pensieri, citazioni da letture) redatte a parole nostre e custodite in un apposito contenitore. Idealmente rilette quotidianamente.
• Gli appunti permanenti corrispondenti allo sviluppo delle idee o degli argomenti precedenti. Consistono nelle prime conclusioni e racchiudono il nucleo del lavoro che dovremo realizzare.

È necessario che le annotazioni rispettino questi otto parametri:

• l’atomicità: un solo pensiero, una sola idea per ogni nota;
• l’autonomia: ogni singola nota deve essere immediatamente comprensibile;
• la connessione: la nota deve essere associata ad un’altra;
• la spiegazione della connessione: una mini spiegazione (annotata accanto) del motivo per cui una nota è correlata all’altra;
• a parole nostre: impedirci una terminologia che ci è estranea (copia-incolla proscritto!);
• i riferimenti: annotare sempre le fonti di riferimento;
• la connessione: l’annotazione del tipo di relazione tra le note e ciò che questo implica;
• le note tematiche: il progressivo raggruppamento delle annotazioni per tema, precisando sempre il legame che le uniscono tra loro.

Come anticipato, sarà necessario un certo rodaggio prima di riuscire ad adeguarsi a questo metodo che non mancherà di rivelarsi utile ed efficace.

Qualche suggerimento pratico.

1. Incominciamo col predisporre alcune scatole scorrevoli per i nostri appunti.
2. Precisiamo un obiettivo generale all’inizio di ogni progetto. Per esempio, una relazione sulla storia della nostra azienda.
3. Stabiliamo un obiettivo specifico. Qualcosa di misurabile, capace di verificarne il raggiungimento. Per esempio, scegliendo alcuni parametri, l’evoluzione della nostra azienda dalla sua creazione ad oggi.
4. Precisiamone le ragioni. È fondamentale specificare perché il raggiungimento di certi obiettivi è importante.
5. Fissiamoci una tempistica. È altrettando significativo fissarci una scadenza per raggiungere lo scopo.

Non sottovalutiamo infine l’utilità di rileggere il più sovente possibile i nostri appunti, per poi ricavarne almeno una nota principale (o permanente). Al momento di elaborare il progetto, ci basterà valorizzare adeguatamente tutte le annotazioni conservate, restando permeabili alle idee che potranno ispirarci!

¹ Uno dei tanti riferimenti (in lingua spagnola) – Gil, Vidal-Abarca, Martínez, Eficacia de tomar notas para integrar información de varios textos. Infancia y aprendizaje. 2008.